Khung năng lực là gì? Cách xây dựng và đánh giá năng lực hiệu quả

Các doanh nghiệp hiện đại phải đối mặt với nhu cầu cao hơn trong việc hiểu và đánh giá khả năng thực sự của mọi người trong một tổ chức. Điều này dẫn đến việc giới thiệu khái niệm khung năng lực – một cách tiếp cận có hệ thống giúp các công ty xác định các kỹ năng cần thiết cho các vị trí công việc khác nhau, từ đó cung cấp các chiến lược đào tạo và phát triển phù hợp.

Khung công suất là gì?

Khung năng lực là một hệ thống các kỹ năng, kiến ​​thức, thái độ và đặc điểm của các cá nhân họ cần để thực hiện công việc của họ. Nó giúp xác định rõ ràng các yêu cầu năng lực cho từng vị trí, do đó giúp các doanh nghiệp tổ chức đánh giá, phát triển và đào tạo nhân sự của họ một cách có phương pháp.

Một khung công suất tốt không chỉ liệt kê các kỹ năng cần thiết, mà còn mô tả rằng những kỹ năng này có liên quan đến sự phát triển lâu dài và lâu dài của các cá nhân trong tổ chức. Khái niệm này thường được sử dụng rộng rãi trong quản lý nguồn nhân lực, quản lý hiệu suất và phát triển nghề nghiệp, giúp các công ty tối ưu hóa khả năng làm việc của họ.

Khung năng lực là một hệ thống các kỹ năng cá nhân, kiến ​​thức và thái độ cần thiết để hoàn thành một công việc

Ý nghĩa của khung công suất

1. Một hướng đi rõ ràng cho sự phát triển nhân sự
2. Công cụ quản lý và đánh giá năng suất
3. Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và phát triển nhóm

Một hướng đi rõ ràng cho sự phát triển nhân sự

Khung khả năng có ý nghĩa lớn trong hướng phát triển nguồn nhân lực trong các tổ chức. Nó cung cấp một cấu trúc có hệ thống giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các kỹ năng, kiến ​​thức và yêu cầu thái độ cho từng vai trò công việc. Điều này không chỉ giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về khả năng của nhân viên hiện tại, mà còn cung cấp các chương trình đào tạo và phát triển phù hợp để lấp đầy khoảng trống đủ điều kiện. Nhờ khung năng lực, các công ty có thể phát triển nhân viên của họ đi đúng hướng một cách có trật tự, do đó cải thiện khả năng đạt được các mục tiêu dài hạn.

Công cụ quản lý và đánh giá năng suất

Khung năng lực là một công cụ hữu ích để đánh giá năng lực và hiệu suất của nhân viên. Thông qua năng lực thực tế của các nhân viên được yêu cầu trong khung năng lực, các nhà quản lý có thể đánh giá chính xác mức độ hoàn thành công việc và phát hiện các lĩnh vực cần cải thiện. Điều này giúp các doanh nghiệp đảm bảo rằng nhân viên của họ đang đi đúng hướng và phù hợp với các mục tiêu phát triển của tổ chức. Ngoài ra, khung công suất cung cấp một hệ thống đánh giá công bằng, minh bạch cung cấp cho nhân viên các điều kiện để hiểu hiệu suất của họ, từ đó điều chỉnh và cải thiện khả năng cá nhân.

Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và phát triển nhóm

Trong quy trình tuyển dụng, Khung năng lực là một hướng dẫn để giúp các nhà tuyển dụng xác định các ứng viên phù hợp nhất cho các yêu cầu công việc. Đồng thời, xây dựng một quy trình tuyển dụng chiến lược và hiệu quả hơn bằng cách xác định các yếu tố chính xác từ các kỹ năng cứng đến kỹ năng mềm và thái độ làm việc.

Khung năng lực cũng có thể giúp các doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tuyển dụng người sai, tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo. Ngoài ra, đây cũng là nền tảng cho việc xây dựng các nhân viên chất lượng, những người có thể phát triển và gắn bó với tổ chức trong một thời gian dài, do đó tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho công ty.

Khung năng lực là một công cụ đánh giá và quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Cấu trúc của khung công suất

Cấu trúc của khung công suất thường bao gồm ba nhóm chính:

• Nhóm khả năng cạnh tranh cốt lõi: Đây là những khả năng cơ bản mà tất cả nhân viên trong một tổ chức cần phải có, bất kể vị trí hoặc cấp độ công việc. Nó thường bao gồm: kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, tư duy sáng tạo, …

• Nhóm năng lực chuyên môn: Bao gồm các kỹ năng, kiến ​​thức và khả năng chuyên sâu cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể. Những khả năng này thường liên quan đến lĩnh vực chuyên nghiệp nơi nhân viên đang làm việc. Ví dụ, kiến ​​thức kế toán, kiến ​​thức tiếp thị, phân tích thị trường, …

• Nhóm năng lực quản lý: Bộ khả năng này thường được áp dụng cho những người ở vị trí lãnh đạo hoặc quản lý và yêu cầu các khả năng tổ chức, lãnh đạo và ra quyết định để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Ví dụ, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý dự án, kỹ năng tư duy chiến lược, phân tích dữ liệu, …

Khung năng lực bao gồm 3 yếu tố chính: năng lực cốt lõi, chuyên nghiệp và quản lý

Quá trình xây dựng khung

Bước 1: Xác định mục đích rõ ràng

Bước đầu tiên là xác định rõ ràng mục đích của khung để doanh nghiệp có thể thiết lập khung công suất chính xác và phù hợp nhất. Mục đích có thể bao gồm cải thiện quy trình tuyển dụng, cải thiện chất lượng đào tạo hoặc tiêu chuẩn hóa các tiêu chuẩn hiệu suất công việc. Khi doanh nghiệp có mục tiêu rõ ràng, khung công suất sẽ phản ánh giá trị và yêu cầu thực tế nhất.

Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp

Để thiết lập quy trình khung năng lực để tiến hành nhanh chóng và hiệu quả, các nhà quản lý phải chuẩn hóa cấu trúc tổ chức, hệ thống tiêu đề và các chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí. Các bước chính được yêu cầu bởi các nhà quản lý để chuẩn hóa các doanh nghiệp bao gồm:

• Vị trí công việc được thiết kế khách quan bất kể năng lực cá nhân của người hiện đang ở vị trí này.
• Cung cấp một tên thống nhất cho công việc và có cùng tiêu chí đầu ra để tạo ra tính nhất quán trong toàn tổ chức.
• Xác định rõ ràng các yêu cầu cho các kết quả và khả năng cần thiết cho mỗi tiêu đề để đảm bảo rằng mỗi vị trí có các tiêu chí đánh giá cụ thể và minh bạch.

Bước 3: Tạo khung công suất chung

Khung năng lực chung bao gồm các nhóm đủ điều kiện cần thiết cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp, bất kể vị trí của họ. Những khả năng chung này có thể là kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, quản lý thời gian hoặc tinh thần làm việc tích cực. Để thiết lập khung công suất chung, các công ty có thể chọn hai hướng: tự thiết kế theo quy trình quản lý nhân sự nội bộ hoặc áp dụng các khung mô hình với năng lực mô hình có sẵn, nhưng cần phải đảm bảo rằng chúng phù hợp với các đặc điểm và văn hóa của doanh nghiệp.

Bước 4: Xác định công suất của từng vị trí

Mỗi vị trí đòi hỏi các kỹ năng và kiến ​​thức khác nhau, từ chuyên môn kỹ thuật đến kỹ năng quản lý và lãnh đạo. Để làm cho các khả năng chi tiết và dễ đánh giá, cần phải chia các khả năng thành các cấp độ khác nhau, từ cơ bản đến nâng cao, tùy thuộc vào mức độ cần thiết của từng vị trí.

Bước 5: Tiến hành đánh giá

Sau khi hoàn thành khung năng lực, công ty cần đánh giá nhân viên dựa trên các tiêu chuẩn đã đặt. Quá trình đánh giá không chỉ giúp xác định xem nhân viên có đạt đến mức năng lực cần thiết hay không, mà còn giúp phát hiện khoảng cách kỹ năng, cho phép đào tạo và phát triển thêm được lên kế hoạch. Đánh giá cũng nên là một quá trình liên tục được thực hiện thường xuyên để đảm bảo sự phát triển và kỹ năng của nhân viên theo chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.

Các công ty cần xác định rõ ràng mục đích của họ trước khi thiết lập khung khả năng

Áp dụng khung công suất

Ứng dụng trong tuyển dụng

Trong quá trình tuyển dụng, khung năng lực giúp xác định rõ các yêu cầu về kỹ năng, kiến ​​thức và thái độ cho từng vị trí công việc. Điều này tối ưu hóa quá trình sàng lọc các ứng cử viên và đảm bảo tuyển dụng và định vị chính xác.

Nhà tuyển dụng không còn dựa vào cảm xúc hoặc kinh nghiệm, nhưng dựa trên các tiêu chí cụ thể được xác định từ khung công suất, giúp đánh giá chính xác hơn các khả năng của ứng viên. Do đó, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và chi phí và giảm thiểu rủi ro tuyển dụng những người sai.

Áp dụng trong đào tạo

Bằng cách phân tích các lỗ hổng về năng lực, các doanh nghiệp có thể phát triển các kế hoạch đào tạo để cải thiện các kỹ năng của họ để đảm bảo rằng nhân viên luôn đáp ứng các yêu cầu công việc hiện tại và tương lai. Đồng thời, thiết lập một lộ trình để phát triển nghề nghiệp và chiến lược nhân sự lâu dài. Điều này cải thiện chất lượng nguồn nhân lực, duy trì tài năng và xây dựng một lực lượng lao động mạnh mẽ và chuyên nghiệp.

Đăng ký tiền lương

Khi một tổ chức xác định mức độ năng lực cho từng vị trí, điều chỉnh tiền lương có thể dựa trên mức độ năng lực mà nhân viên đạt được. Điều này giúp thúc đẩy nhân viên phát triển bản thân, vì thu nhập sẽ tăng dần khi các kỹ năng và hiệu suất cải thiện. Trong các hệ thống tiền lương, việc áp dụng các khung công suất cũng có thể giúp các công ty quản lý ngân sách hiệu quả hơn để đảm bảo rằng tiền lương phản ánh giá trị của các khoản đóng góp của nhân viên.

Khung công suất thường được sử dụng trong quá trình tuyển dụng

Khó khăn trong việc xây dựng và áp dụng các khung

Việc xây dựng và áp dụng khung này là một quá trình đòi hỏi đầu tư đáng kể vào việc phối hợp thời gian, tài nguyên và nhiều bộ phận. Tuy nhiên, quá trình này không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là một số khó khăn phổ biến gặp phải khi xây dựng và áp dụng khung khả năng:

1. Khó khăn trong khuôn khổ khả năng xây dựng
2. Khó khăn trong việc áp dụng khung công suất

Khó khăn trong khuôn khổ khả năng xây dựng

• Việc thiếu sự thống nhất của các mục tiêu xây dựng khung năng lực dẫn đến việc xây dựng khung năng lực và khó khăn trong việc đo lường hiệu quả.
• Khung xây dựng chỉ được thực hiện bởi bộ phận nhân sự, nhưng sự tham gia của quản lý và nhân viên dẫn đến một khung khả năng không được mọi người chấp nhận và hỗ trợ.
• Do sự đa dạng của quy mô công nghiệp và kinh doanh, nhiều khó khăn phải đối mặt.
• Thiếu kinh nghiệm và chuyên môn để chọn các công cụ và các phương pháp đánh giá năng lực phù hợp.
• Mọi người có thể có các định nghĩa khác nhau về một khả năng nhất định, gây khó khăn cho việc đạt được sự thống nhất trong quá trình thiết lập khung khả năng.

Khó khăn trong việc áp dụng khung công suất

• Giao tiếp giữa khung thông tin và tất cả nhân viên trong doanh nghiệp là một thách thức lớn.
• Một số nhân viên có thể cảm thấy không thoải mái hoặc lo lắng khi đánh giá theo khung công suất.
• Việc thiếu các phần thưởng và cơ chế phát triển phù hợp dựa trên kết quả đánh giá năng lực sẽ làm giảm động lực của nhân viên.
• Khi khung công suất được cập nhật theo thời gian để phù hợp với thay đổi kinh doanh, nó trở nên lỗi thời và không hiệu quả.

Khung năng lực không chỉ là một công cụ quản lý nguồn nhân lực, mà còn là nền tảng để xây dựng các tổ chức học tập và phát triển bền vững. Khi được xây dựng và áp dụng hiệu quả, khung công suất sẽ giúp các công ty cải thiện hiệu suất của họ, thu hút và giữ chân nhân tài, và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng động.